Não é necessário abrir o arquivo de apresentação, percorrer os slides e atualizar os dados. Dependendo do tipo de informação, fica mais fácil usar o recurso de tabelas dinâmicas – ou seja, tabelas que incluem dados localizados em outro arquivo e atualizáveis conforme mudanças no original. Com o recurso de tabelas dinâmicas é possível, por exemplo, incluir na apresentação um número existente numa planilha do Excel. Se o número mudar na planilha, mudará também no arquivo do PowerPoint. Mais interessante ainda: esse número pode estar num site da web e ser alterado automaticamente tanto no Excel quanto no PowerPoint. Confira o tutorial com o PowerPoint 2007.
Dados da fonte
Digamos que você precise incluir numa apresentação um trecho de uma planilha do Excel. Abra a planilha, selecione o trecho e copie-o. Agora, no PowerPoint, acione Início > Colar > Colar Especial. Na tela Colar Especial, escolha Colar Vínculo e dê OK. O pedaço da planilha aparece em seu PowerPoint. Por que escolhemos Colar Especial e não simplesmente Colar? Porque dessa maneira o trecho inserido no slide mantém um vínculo com a planilha original. Se esta for alterada, a apresentação será atualizada automaticamente. Salve os dois arquivos e feche a apresentação.
SALVE SEMPRE ANTES
Ao criar um vínculo numa apresentação para uma planilha, tenha o cuidado de salvar o trabalho no Excel antes. O vínculo pode não funcionar corretamente se esse procedimento não for observado.
Teste o vínculo
Para ver se o procedimento funcionou, faça um teste. Modifique um número na planilha. Salve e feche o arquivo. Em seguida, reabra a apresentação. Você verá que, durante a abertura, o PowerPoint dá um aviso. Clique em Atualizar Vínculos. Dessa forma, o PowerPoint lê os dados na planilha. Você observará então que também no slide o número foi alterado.
Atualização manual
Se você optar por não atualizar os vínculos automaticamente poderá fazer de outra forma. Acione o Botão Office e selecione Preparar > Editar Links Para Arquivos. Escolha o link desejado na lista e clique em Atualizar Agora e em Fechar.
Novo local
Para O melhor funcionamento da vinculação entre os dois arquivos, é aconselhável que eles estejam na mesma pasta. Mas se você precisar deslocar um dos arquivos, ou os dois, faça o seguinte. Abra o PowerPoint e acione novamente Botão Office > Preparar > Editar Links Para Arquivos. Então, escolha o vínculo e clique em Alterar Origem. Indique a nova localização do arquivo. Antes de fechar a tela, observe um detalhe. Quando o vínculo está selecionado, no rodapé da tela você pode definir se a atualização dos dados ocorre de forma automática ou manual. Clique em Fechar.
Dados na web
Veja agora outro exemplo no qual a informação que atualiza a apresentação se encontra na internet. Vamos usar, mais uma vez, uma planilha do Excel. Abra o programa. Numa planilha em branco, vamos incluir dados de uma fonte localizada na web. Acione a guia Dados e clique na opção Da Web no grupo Obter Dados Externos. O Excel abre um browser interno. Na caixa de endereço, digite a URL do site desejado. Neste exemplo, usamos o site do Banco Central e a tabela com câmbio.
importação da tabela
Vamos pegar a tabela Câmbio – Dólar.Clique na seta para selecionar essa tabela. Em seguida, clique no botão Importar. Dê OK na janela Importar Dados. A tabela que será exibida em seguida no Excel está vinculada àquela localizada no site do Banco Central. Digamos que você queira trabalhar com o valor do dólar para venda conforme as flutuações do dia. Esse valor está na célula C5 da planilha Plan1 no exemplo.
Lista de preços
Em outra planilha, vamos construir nova tabela. No nosso exemplo, criaremos uma lista de preços de produtos importados, cotados em dólar e em real. A fórmula para o valor em real será o produto do preço em dólar pela taxa de câmbio dólar/real. Como o valor básico escolhido é o dólar flutuante ao longo do dia, essa lista hipotética terá várias posições diferentes no horário comercial, estabilizando-se à noite e nos fins de semana.
Tabela no PowerPoint
Agora, você pode copiar esta tabela de preços e inseri-la, com Colar Especial, num slide do PowerPoint. Quando o valor do dólar se alterar no site do Banco Central, a planilha será atualizada e, com ela, a apresentação. Também neste caso, a solução só funciona se a máquina estiver conectada à internet.
NÃO APAGUE NUNCA
Para que os vínculos não se percam, você não pode renomear os arquivos de origem e/ou destino nem apagá-los. Se for necessário alterar seus nomes ou movê-los para outra pasta do disco, siga as instruções do passo Novo Local para alterar o endereço da origem no arquivo do PowerPoint. O restabelecimento do vínculo também deve ser feito se a apresentação e o arquivo relacionado forem movidos para outro computador.
O FORMATO TAMBÉM MUDA
Nunca se esqueça de que não são somente os dados que são atualizados na apresentação. Mudanças na formatação original, como fonte, cor e tamanho de fonte, cor de preenchimento, linhas de grade etc. também são refletidas no trabalho no PowerPoint e podem entrar em conflito com o layout da apresentação. Portanto, antes de fazer qualquer mudança drástica, é melhor considerar se não é o caso de desfazer o vínculo.
LIMPAR LINK
Sempre que arquivos que contém objetos vinculados a outros são movidos ou renomeados o vínculo se quebra. Mas isso não é suficiente para sua remoção. No arquivo de destino permanecerá o link quebrado para o objeto no arquivo de origem. Para fazer uma limpeza completa, no arquivo que abriga o objeto disponível no arquivo original, clique no Botão Office e selecione Preparar > Editar Links Para Arquivos. Escolha o vínculo e clique em Quebrar Vínculo.
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